מהות: במסגרת תחזוקת הבניין נדרש לפתיחת קריאה לטיפול על ידי איש אחזקה או ספק חיצוני כשיש תקלה או משהו לטיפול בבניין מסוים. במאמר זה יוסבר כיצד לבצע זאת.
תוכן המאמר:
- דיווח פניה
- מילוי פרטי הפניה
- הוספת עדכונים וקבצים
________________________________________________________________________________________________________________________________
דיווח פניה
ראשית, לצורך פתיחת קריאת שירות חדשה נלחץ על "דיווח פנייה" במסך קריאות שירות.
ישנם מספר מקומות במערכת מהם אפשר לפתוח קריאת שירות למען הנוחות, אז זהו המסך העיקרי בו יטופלו כלל קריאות השרות.
מילוי פרטי הפניה
- במסך פנייה חדשה נמלא את נתוני החובה בחלק הימני של המסך: שם פותח הקריאה | תאריך הפתיחה (ניתן להגדיר גם תאריך עתידי או תאריך למפרע) | שם הבניין | סוג הקריאה | תחום האחזקה | רמת הדחיפות שלה | נושא הקריאה - רצוי שיהיה קצר וממצה | בהערות אפשר לפרט על מהות הבעיה ביתר הרחבה
- אם היינו פותחים פנייה חדשה ממסך "בניינים פעילים": בגלל שהיינו עומדים כלשהו שם, המערכת הייתה מושכת את כתובת הבניין באופן אוטו'.
- ואם היינו פותחים פנייה ממסך "יחידות" (שבתוך "בניינים פעילים"): בגלל שהיינו עומדים על דירה מסוימת, אז המערכת הייתה מושכת גם את פרטי הבניין וגם את הפרטי היחידה (והמדווח) באופן אוטו'.
לחיצה על האייקון של הטלפון תפתח לנו חלון שליחת SMS לאותו מספר שמופיע שם.
לציין: במידה וסימנו כאן שליחת SMS ו/או שליחת מייל אבל לא הזמנו SMS/כתובת מייל, המערכת לא תאפשר לנו לסיים את פתיחת הפנייה.
למדריך להסבר על רשימת הבדיקה: לחץ כאן
מי יקבל עדכון על פתיחת קריאות השרות?
לתשומת ליבכם ניתן לבחור או לשנות במסך פתיחת הפניה, למי ישלח עדכון בנוגע לכך, (ניתן גם להגדיר העדפות קבועות בהגדרות מערכת)
- נוכל לבחור לסמן שליחת SMS או מייל למדווח
- נוכל לבחור אם לשלוח SMS אל הועד אודות הקריאה
- נוכל להגדיר את הספק המטפל בקריאה ולשלוח גם לו SMS בנושא
- להגדיר תאריך יעד לסיום הטיפול בקריאה ולבחור האם ישלח SMS על הסיום
- וכן להוסיף רשימת בדיקה לטיפול עבור הקריאה.
נ.ב. וחשוב מאוד! במידה ואנחנו צריכים לפתוח קריאה זהה לכל הבניינים או לכמות מסוימת, נלחץ על שכפול הפנייה לבניינים נוספים, נבחר את הבניינים הרצויים ולבסוף נלחץ אישור.
פרטים נוספים לפניה
בחלק השמאלי העליון של מסך דיווח הפניה, ניתן לראות:
- האם קיים חוב לדירה
- האם יש יתרת הודעות SMS לשימוש
- האם יש הערות כלליות לאותה יחידה / לבניין, נראה זאת כאן
בחלק השמאלי התחתון:
- ניתן לראות את הפניות האחרונות שנפתחו בבניין
- לבצע עדכונים בפנייה החדשה שפותחים:
- וניתן גם לצרף תמונות
לציין: אם החלטנו להוסיף עדכון במעמד פתיחת הפניה, יש לוודא שאם מסמנים "הצג עדכון לדייר", הדייר יראה את מה שכתבנו שם, באפליקציה, במקרה וההגדרה המאפשרת לדיירים לראות קריאות שירות, פתוחה. לכן יש לשים לב טוב, טוב, מה כותבים באותו עדכון.
לסיום ושמירת הקריאה, נלחץ הוסף וסגור.
האם מאמר זה היה מועיל?
נהדר!
תודה על המשוב
מצטערים! לא יכולנו לעזור
תודה על המשוב
המשוב נשלח
אנו מעריכים את המאמץ שלכם וננסה לתקן את המאמר